Український бізнесмен Максим Слободянюк та за сумісництвом радник міністра цифрової трансформації України оприлюднив список корисних сервісів і рекомендацій для тих, хто тільки зараз переходить на віддалену роботу, які допоможуть організувати свою роботу ефективніше.
Максим Слободянюк працює віддалено уже майже 7 років, тож його поради можуть стати у нагоді людям, які вимушено перейшли на такий режим у зв’язку з карантином через коронавірус. Відповідний перелік Максим Слободянюк опублікував на своїй сторінці у фейсбуці.
1. Сервіси для бронювання зустрічей – Calendly (безкоштовний), Acuity Scheduling. Дозволяють легко домовитись про зідзвон/зустріч з клієнтами чи колегами, автоматично враховуючи різницю в часових поясах і доступність обраного часу в календарі, автоматичне добавлення зустрічі в календар і розсилка-нагадування про зустріч.
2. Таск менеджери (безкоштовні) – Trello, Asana, Planfix. Дозволяють тримати порядок з задачами, ставити пріоритети і дотримуватись дедлайнів, вести звітність і комунікацію по задачах.
3. Спільна робота на документами (безкоштовні) – Google Docs, Coda, Notion.
4. Прості бази даних (безкоштовні) – GSheets, Airtable (pre-CRM). Дозволяють спільну роботу над записами, даними, вести звітність, можна використати як примітивну CRM чи таск менеджер.
5. Time trackers – Toggl, Hubstaff. Дозволятюь вирахувати час по конкретних задачах/проектах, щоб краще розуміти свою ефективність і куди витрачається час, при погодинній оплаті – “затрекати” пропрацьований час автоматично. Мають інтеграції з таск менеджерами для звязки з конкретими проектами, задачами і клієнтами.
6. CRM – Hubspot, Pipedrive, Zoho CRM. Допомагають вести базу клієнтів, зберігати всю інформацію по них та по угодах з ними, звітність по продажах, вести комунікацію з клієнтами. Додатково – автоматизація задач, звітності, оповіщень, нагадувань і комунікації з клієнтом і командою.
7. Комунікація – Gmail (G-Suite), Slack, Zoom. Велику частину обговорень по роботі можна вести у Slack, де є можливість ставити нагадування, підключати інші сервіси для доступу до документів, отримання оперативних оповіщень з іших сервісів і систем (таск менеджери, CRM, бази даних, календар etc). Zoom – для групових відеодзвінків.
8. Опитування, збір даних – Google Forms, Typeform. Є можливість зв’язати з іншими сервісами.
9. Xero, Wave – виставлення рахунків, бухгалтерія – легко інтегруються з іншими сервісами
10. Zapier, Integromat – сервіси автоматизації і інтеграції. Дозволяють звязати всі перечисленні вище сервіси між собою, автоматизувати задачі, мінімізувати рутину та забезпечити системну роботу, також передавати потрібні дані між сервісами.
11. BI – Databox, Data Studio – дозволяють побудувати графіки того, що відбувається в бізнесі чи роботі над проектом.
12. Створення схем, робочих процесів і майнд мап – Draw.io, Xmind.
13. Пошук проектів для віддаленої роботи – Upwork. Окрім цього, Useloom – легкий спосіб записати наглядне відео з екраном, зекономивши час на переписці, поясненні текстом тощо.
Цими сервісами радник міністра цифрової трансформації України користується сам на постійній основі, тому й рекомендує іншим. Максим Слободянюк зазначив, що використання згаданих ресурсів разом із автоматизацією може зекономити 10 – 40 годин в місяць для однієї людини і 50 – 200 годин для команди/бізнесу від 5 людей.