Шість правил ділового листування під час спалаху коронавірусу

Не всі люди звикли обговорювати ділові питання в листуванні, але вимушений перехід на віддалену роботу змушує їх швидко освоювати цю навичку. Спеціаліст по цифровому етикету Міка Майер дала шість порад, які допоможуть ефективніше спілкуватися в електронній пошті та месенджерах.

Знайте свою аудиторію

Перш ніж відправити повідомлення в груповому чаті, уважно вивчіть, хто в ньому є та які питання там обговорюються. Це допоможе уникнути незручних ситуацій і недоречних тем, які направлять розмову в невідповідне русло. Крім того, пам’ятайте, що люди, які будуть додані в чат пізніше, зможуть прочитати всі ваші повідомлення.

Шість правил ділового листування під час спалаху коронавірусу - news, career, business

Тримайте колег в курсі подій

Людям важливо знати, що ви побачили їхні повідомлення. З недавнього дослідження Facebook Messenger слідує, що 60% американців під час очікування відповіді перевіряють, прочитана їхня відповідь в чаті. Якщо ви зайняті, коротко скажіть, що побачили її та відреагуєте пізніше. Постійні повідомлення можуть стомлювати: якщо вам потрібно зосередитися на складному завданні, вимкніть їх і повідомте команді, що якийсь час будете недоступні.

Відправляйте по одному повідомленню

Якщо співрозмовник довго не відповідає на одне повідомлення, відправка додаткових п’яти навряд чи його прискорить. Навпаки, йому буде складніше їх обробити. Це підтверджують результати опитування Facebook Messenger: 37% респондентів заявили, що одночасна відправка безлічі повідомлень – це невдала форма комунікації. Вихід? Запишіть свої питання та ідеї та поділіться ними з колегою, коли він вийде на зв’язок.

Пишіть коротко

Надмірна стислість не найкращий варіант, тому що вона часто дорівнює холодності та заплутаності. Проте, в цілому стислість – це відмінний спосіб зробити комунікацію ефективною, особливо якщо це повідомлення у груповому чаті або лист для цілого відділу. Якщо вам потрібно повідомити щось дійсно об’ємне, виберіть інший спосіб спілкування, наприклад відеозв’язок.

Вітайтеся і прощайтеся з урахуванням поточної ситуації

Якщо ваші відносини з адресатом досить близькі, то вітання і прощання в неформальному стилі доречні. В інших випадках за привітання можна написати стандартні «Доброго ранку / день / вечір», а в якості прощання – «З найкращими побажаннями» або «З повагою». У нинішніх умовах прийнятним варіантом для прощання також стала фраза «Бережіть себе» (Stay well).

Перевіряйте текст

Що б там не було, але текст формує думку співрозмовника про вас. 38% опитаних американців погодилися з тим, що погано написані відповіді залишають негативне враження, тому перед відправкою повідомлення завжди варто його перечитувати. Зрозуміло ви висловили думку? Чи все в порядку з орфографією і пунктуацією? Якщо це так, то одержувач відчує повагу з вашого боку, а в цьому і полягає суть етикету – як у віртуальному, так і в реальному просторі.