Багато компаній зараз намагаються або вперше перейти на віддалену роботу, або розширити свій досвід в цій області. Ось короткий ґайдлайн про те, як перевести команду на віддалену роботу і не збожеволіти.
№1. Перше правило – ніяких дзвінків без відеозв’язку, невербальні комунікації дуже важливі
Для відео ми використовуємо Zoom (його зараз критикують за прогалини в системі захисту, але зв’язок там в рази краще, ніж в Skype). Гарнітура з підключенням по USB (бажано Plantronics або Logitech), надійний інтернет, тиха кімната без сторонніх людей – все це важливо, інакше конференції з числом учасників більше ніж 10 проводити складно.
№2. Ранкові оперативні наради – це важливо
Навіть якщо ви іноді пропускали їх при роботі в офісі, введіть цю практику зараз. Введіть, наприклад, щоранковий ритуал – stand-up meeting, або «планерки на ногах», коли кожен за хвилину розповідає, що він зробив вчора, що планує зробити сьогодні, а що – завтра. Такий формат дозволяє залишатися зібраними та говорити тільки по справі, не перетворюючи оперативну нараду в обговорення коронавірусу.
Це може здатися безглуздим в режимі віддаленої роботи, але у таких ранкових нарад є важливий організаційний ефект – вони запускають перемикання з «домашнього» режиму на «робочий».
Кілька практичних порад
- Намагайтеся проводити відеоконференції стоячи.
- Вимикайте своє зображення на екрані відеозв’язку, це допомагає сфокусуватися на предметі обговорення, а не на своєму зовнішньому вигляді.
- Не соромтеся витрачати 5-10 хвилин на початку відеозв’язку з командою на дружню бесіду, обговорення життєвих питань, виду з вікна та іншого. Соціалізація на віддаленій роботі вкрай важлива, на це варто витрачати час.
- Унікальна фішка віддаленої роботи: 20-40 хвилин сну після обіду дозволяють продуктивно працювати до 22:00 (це буває необхідно, наприклад, якщо ви працюєте з людьми в різних часових поясах).
- Закінчуйте роботу вчасно. Працюючи з дому, можна втратити кордони й працювати більше, ніж допустимо. Це не призводить ні до чого хорошого, а лише прискорює вигорання.
№3. Перегляньте структуру вашої команди
Важливо досягти такого розподілу на групи, щоб вони були невеликими та самодостатніми, і таким чином мінімізувати залежність одних від інших при досягненні цілей. Це хороша практика і в офісному режимі роботи, а в умовах віддаленої роботи важливість цього зростає через складніші комунікації.
№4. Дистанційна робота неможлива без таск-трекерів – інструментів відстеження виконання завдань
Якщо ви не використовували їх раніше, саме час почати. Найпопулярніші – Jira (для програмістів) і Asana (для всіх інших). Гігієна таск-трекерів принципово важлива для ефективної роботи команд, і дається це нелегко – без належного нагляду завдання і проєкт дублюються (особливо там, де перетинається робота декількох команд), завдання підвисають без оновлення статусу на тижні та місяці, обговорення перетікає в Slack замість таск-трекера, що створює хаос і дезорганізацію. Виділіть час або окрему людину в команді, яка буде стежити за порядком в системах планування, в результаті це заощадить вам багато часу і зусиль.
№5. Слідкуйте за культурою використання месенджерів
Заздалегідь визначте, які питання ви будете вирішувати в робочому месенджері, які завдання ставити через таск-трекер, для обговорення яких питань збирати відеоконференцію.
В деякі моменти можна (і потрібно) відключати всі повідомлення про нові повідомлення, щоб сфокусуватися на важливому завданні. Все це треба чітко позначити для команди, інакше купа часу буде йти на непродуктивне листування і дзвінки. Але це не означає, що треба прибрати зі спілкування все живе. Не забувайте про соціалізацію – груповий чат для мемів відмінно допомагає зняти напругу.
№6 Зведіть загальну базу знань
Це ще один інструмент, який допомагає в будь-якій роботі, але при віддаленій стає життєво важливим. Ми використовуємо Confluence. Він дозволяє не перенавантажувати досвідчених працівників турботою про новачків, не витрачати їх час, а також вчить самодисципліні.