Один з головних принципів Стіва Джобса – прибирати зайве. Колумніст Inc.com Джефф Стін згадав уроки легендарного підприємця і сформулював кілька правил, які допомагали йому робити наради максимально ефективними.
1. Список запрошених на нараду повинен бути невеликим – від 3 до 5 чоловік
Чим більше людей присутні на нараді, тим менш продуктивною вона буде. Занадто велика кількість голосів перетворюється в шум. Як відомо, Джобс відхилив запрошення президента Обами на зустріч технічних фахівців, тому що список спікерів був занадто довгим.
Коли ви складаєте список запрошених, продумайте, якою буде роль кожної людини на зустрічі. Якщо люди з якоїсь причини не можуть або не хочуть вносити свій вклад, не кличте їх. Всім, хто приходить просто послухати, ви можете вислати стенограму або відеозапис зустрічі вже після її закінчення.
2. Порядок денний повинен бути коротким – не більше 3 пунктів
Ваша головна мета – зосередитися. Якщо в порядку денному понад три пункта, ви, швидше за все, заблукаєте серед незв’язаних тем і сторонніх розмов. Вам буде дуже важко зрозуміти, які висновки були зроблені та які дії необхідно зробити, коли обговорення всіх пунктів порядку виходить з-під контролю. Переконайтеся, що всі пункти об’єднані метою зборів.
5 порад Воррена Баффета, які допоможуть досягти успіху
3. Тривалість наради не повинна перевищувати 30 хвилин
Ви можете вважати, що для обговорення всіх пунктів зустрічі вам потрібно більше часу, але частіше за все це не так. Людський мозок не здатний довго підтримувати змістовну аналітичну дискусію. Якщо ви зробите наради короткими (не більше 30 хвилин) і будете давати ключову інформацію у вигляді легко засвоюваних фрагментів (по одній-дві хвилини), ймовірність того, що ви покинете кабінет будучи зрозумілим, виросте.
До того як проводити чергову нараду, потрібно подумати про її необхідність. Задайте собі ці питання, і якщо на кожне з них ви відповісте «ні» – не призначайте зустріч.
Чи потребує ця зустріч зворотного зв’язку від інших або вона носить виключно інформаційний характер?
Якщо мені дійсно потрібен зворотний зв’язок, чи є особиста зустріч більш ефективним способом отримати її, ніж повідомлення або електронна пошта?
Чи дасть зустріч щось, чого не буде в електронному листі або повідомленні (наприклад миттєвий зворотний зв’язок з проблем, які постійно змінюються)?
Слідуйте правилам Джобса і пам’ятайте ще про одне – в нарадах має проходити не більше чверті всього робочого дня, уклав Стін.