Не забудьте поширити ❤️
Як провести вручення відзнак волонтерам, якщо урочисту церемонію скасовано, дедлайни тиснуть, а нагородження має відбутися в 13 містах одночасно? У 2025 році команда комунікаційної агенції UK comms отримала виклик: організувати вручення відзнаки «Варті» від Нової пошти, проте не так, як у попередні роки. Без сцени — але щоб про це говорила вся країна. Комунікаційники поділились, як їм вдалося організувати захід без фізичної події.
Без церемонії, але з емоціями
Ключовою ідеєю цьогорічного заходу обрали рух уперед. Стійкість волонтерів, які безперервно працюють вже понад 10 років, підкреслював слоган «Варті. Рухатись далі». Ця концепція стала основою всього — від промовідео до постів у соцмережах, дизайну сайту й нагород.
Коли в процесі роботи клієнт вирішив відмовитися від офлайн-заходу, у комунікаційників виникли питання: як вручити нагороди, якщо переможці перебувають по всій Україні та при цьому зберегти емоційність моменту? Як донести волонтерам глибину вдячності українців? Як зробити цей день не менш знаковим, ніж у попередні роки?
Так виникла ідея знайти й залучити людей, отримати відзнаку з рук яких буде особливо приємно. Волонтерів нагороджували ті, хто сам став символом сили й руху вперед — військові, музиканти, медійники, активісти. Наприклад, в Одесі — захисник острова Зміїний Влад Задорін, у Києві — гурт «Курган і Агрегат».
Вебсайт за лічені дні: номінування, голосування, переможці
Щоб залучити українців до вибору переможців волонтерської відзнаки «Варті», UK comms запустила сайт премії — з оновленим функціоналом і ширшим переліком категорій.
Цього року відбір відбувався у два етапи: спершу номінування волонтерів, фондів та організацій, а потім — народне голосування за фіналістів.
Новий підхід забезпечив активніше залучення аудиторії та створив додаткові інформаційні приводи для комунікації в медіа. Сайт розробили лише за дев’ять днів. Візуально він зберіг стиль попередніх років, однак технічно був створений з нуля.
Коли одна історія показує силу всіх: відео про шлях волонтерки
Для промоції відзнаки UK comms разом з Auroom Films створили відеоісторію волонтерства — від перших кроків до масштабних ініціатив. Головна героїня — дівчина, яка починала з порятунку тварин, а тепер забезпечує військових такмедом.
Писали сценарій, підбирали акторів і локації. Найскладніше було знайти двох зовні схожих акторок з 10-річною різницею у віці й працювати з тваринами.
Символом відео став синій браслет із жовтим серцем, який дівчина отримує від батька. І саме такі браслети потім одержали всі переможці відзнаки «Варті» та люди, які їх нагороджували.
Охоплення на 30 мільйонів: соцмережі, медіа, інфлюенсери
UK comms залучила до промоції 15 лідерів думок — Василя Байдака, Антона Тимошенка, Віталія Гордієнка, гурт «Курган і Агрегат», Світлану Тарабарову та інших. Також готували дописи й сториз про ключові етапи нагороди.
Відзнаку «Варті» висвітлювали через новини, сюжети й статті з історіями переможців. Матеріали у медіа розміщували на некомерційній основі.
Що вийшло мовою цифр? Понад 140 публікацій у регіональних та загальнонаціональних медіа, 99% з них — зі згадкою Нової пошти. А також 10 телесюжетів, включно з ефіром на нацмарафоні «Єдині новини», та понад 1000 постів у соцмережах.
Загальне потенційне охоплення комунікаційної кампанії склало 32 мільйони.
Логістичний челендж — 33 нагороди у 13 містах за один день
Агенція реалізувала масштабну логістичну операцію: за один день організувала вручення нагород 33 переможцям у 13 містах України. За лаштунками це означало сотні повідомлень, дзвінків і даних у робочих таблицях.
За тиждень до дати вручення, після підрахунку голосів, команда вже знала імена переможців і одразу:
- запустила у друк іменні нагороди та сертифікати;
- знайшла людей, які вручать нагороди — військових, музикантів, журналістів, активістів і лідерів думок;
- домовилася з героями, погодила місця й час;
- розіслала посилки з нагородами, підготувала детальні інструкції для людей, які вручали.
Паралельно залучили чотири регіональні телеканали, які приїхали на вручення у Сумах, Кропивницькому, Дніпрі й Вінниці. Крім того, координували роботу фотографів і операторів, які знімали усіх переможців у Києві та регіонах.
«У день X наша агенція перетворилась на центр управління польотами, а комунікаційники — на логістів і диспетчерів. Одні працювали на локаціях у Києві, інші тримали зв’язок зі знімальними групами, людьми з нагородами та героями. Найбільшим викликом був час. Він завжди біг попереду нас, хоча наша команда теж прокачана й намагалася його наздогнати. Ми хотіли зберегти емоції та персональну увагу. І нам це вдалося», — каже Марія Жубрева, менеджерка проєктів UK comms.
Волонтерам, які весь час у русі, відзнаки вручали у хабах, на складах, дорогою на роботу, в офісах і просто на вулиці. Команда отримувала теплі відгуки — волонтерам було приємно, що їхню щоденну роботу помічають та цінують. Багато хто казав: відзнака стала для них несподіваним, але дуже цінним моментом.
Що вдалося та які висновки
UK comms і Нова пошта змогли:
- відзначити волонтерів так, що кожен переможець відчув — його робота не лишилася непоміченою, українці дякують, і ця вдячність — щира;
- швидко перелаштуватися з підготовки офлайн-заходу на онлайн-промо та вручення в 13 містах;
- розповісти про відзнаку всій країні та подякувати волонтерам — навіть без великої сцени;
- забезпечити загальне потенційне охоплення кампанії понад 30 млн;
- нагородити всіх переможців в один день без форс-мажорів.
Усе це завдяки гнучкості, творчому підходу й скоординованості команд.
«Ми свідомо відмовилися від великої події й вирішили вручити відзнаки там, де волонтери проводять найбільше часу — у хабах, офісах, на складах, у дорозі. Нам було важливо, щоб момент подяки був природним, доречним і справжнім. Без сцени, але з повагою. Бо це про людей, які не шукають відзнак, але заслуговують на визнання. І за емоціями, які ми побачили, і словами самих волонтерів — нам це вдалося», — говорить Олена Плахова, директорка з управління репутацією групи компаній «Нова пошта».
«Цей проєкт став для нас викликом. Ми відчували подвійну відповідальність — перед клієнтом і перед самими волонтерами — людьми, чия щоденна робота рятує життя й змінює країну. Хотілося не просто якісно реалізувати задумане, а й передати щиру вдячність і повагу. Це про довіру, яку важливо виправдати», — зазначає Уляна Колодій, засновниця UK comms.
Дієва комунікація не завжди гучна й помпезна, але вона завжди ретельно спланована й відчутна — кажуть в агенції. І радять: закладати більше часу на масштабні проєкти, мати план Б на випадок форс-мажорів, налагоджувати відносини з медіа, якомога детальніше брифувати всіх учасників процесів і бути готовими переробити те, що не вийшло з першого разу.
Ми у соцмережах: