Встигати виконувати всі завдання в робочий час в епоху загального трудоголізму здається утопією. Справ занадто багато, ми нічого не встигаємо, відсуваємо особисті плани «на потім» і все частіше засиджуємося на роботі до півночі. Якщо навіть з таким екстремальним графіком завдань менше не стає, пора взяти паузу і вибудувати процеси.
UAspectr розповідає про корисні і та конкрентні техніки, які допомагають раціонально використовувати свій робочий час, щоб встигати все (в тому числі ходити на фітнес).
Перестаньте займатися мікроменеджментом
Роботи багато завжди, і зробити все самостійно – неможливо. Тому важливо ефективно використовувати ресурс – особистий, своєї команди і зовнішніх виконавців. Однак завжди виникає бажання доробити, переробити і поправити все самостійно. Саме цього і потрібно уникати.
Біда в тому, що правити самому простіше, ніж вчити. Але це шлях в нікуди: ви не тільки прирікаєте себе на постійне доопрацювання, а й надаєте «ведмежу послугу» своїм співробітникам. Знайдіть час і поясніть колегам, як варто виконати поставлене завдання, і (найважливіше) чому саме так.
Делегуйте правильним людям
Якщо ви керівник, то ваш ключ до успіху – вміти бачити сильні і слабкі сторони своїх співробітників і розподіляти завдання виходячи з цього. Хтось добре робить презентації, хтось – майстер в Excel, хтось – виступає або проводить зустрічі з бізнесом. Звертаючи увагу на ці особливості і враховуючи їх під час делегування, можна збільшити ефективність роботи в рази.
Наприклад, півтора роки тому я взяла на роботу дівчину-інтерна, спочатку під завдання одного конкретного проекту. Але вона так добре себе проявила, що я віддала їй частину своїх менеджерських завдань: підготовку презентацій, розрахунки.
Працюючи таким чином, ми відчутно економимо час – я займаюся підготовкою контенту, який вона поки не може надати в силу відсутності досвіду, а вона, завдяки своїм аналітичним здібностям, красиво подає і упаковує цю інформацію.
Ранжируйте завдання
Ми в компанії виділили кілька методів, які допомагають збільшувати ефективність виконання завдань. В першу чергу варто пам’ятати про принцип Парето – 20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль – лише 20% результату.
Керуючись цим методом, зручно виконати наступні дії: на початку тижня зрозуміти, які завдання потрібно обов’язково зробити, щоб просунутися у виконанні важливих і глобальних справ. І вже потім чітко ставити мету на тиждень, відкидаючи непотрібні зустрічі або не дуже термінові справи.
Краще вчасно, ніж швидко
Ще один хороший метод – пам’ятати, що часто краще зробити завдання не ідеально, але вчасно.
Однак необхідно ранжувати: якщо мова йде про важливу презентацію для міжнародного форуму – все повинно бути вивірено. Але якщо це всього лише статус, який далі нікуди не піде, то немає великої різниці, витрачати час на красиву візуалізацію або просто вставити в таблицю. Тому сміливо вибирайте менш ресурсозатратний спосіб.
Do not work hard, work smart
Всі, напевно, знають фразу «Не працюй 24/7, працюй головою». Коли заради ідеально виконаних завдань робочий стіл стає спальним місцем, варто зупинитися, виспатися і запитати себе, для чого все це?
Адже часто перед вами не має цілі «вбитися» на роботі, але є мета зробити завдання якісно і в узгоджені терміни.
Багатозадачності не існує (ну, майже)
Ми всі знаємо про те, що наш мозок – не комп’ютер і не вміє з однаковою ефективністю паралельно робити кілька речей. Тому краще всього брати завдання і концентруватися на ньому, не відволікаючись ні на що. Вимкніть повідомлення в месенджерах: так ви перестанете витрачати час на перемикання між завданнями, і зробите все швидше, а головне – більше встигните.
Але інколи поєднання справ може зіграти нам на руку: коли одне із завдань неминуче, але може виконуватися в «фоновому режимі».
У моїй практиці бувають наради, на яких обов’язково бути присутнім, але не обов’язково бути 100% включеною в діалог. Під час таких зустрічей можна виконувати короткі і нескладні завдання, наприклад, переглядати нетермінові листи або формулювати завдання команді, відволікаючись на конкретні питання.
Використовуйте можливості технологій
Знайдіть додатки, які максимально спрощують життя особисто вам. Наприклад, мені допомагає OneNote, синхронізований з телефоном і з гаджетами моїх співробітників, які працюють на проекті. Це дуже спрощує роботу і позбавляє від необхідності постійно з’ясовувати статус завдань.
Корисні додатки для тайм-менеджменту
Наприклад, в WhatsApp не найзручніший пошук по листуванню – це жахливо дратувало і забирало час. З’ясувалося, що цю проблему можна вирішити двома способами:
- зберегти все важливе в обрані повідомлення,
- експортувати чат для читання з будь-якої платформи.
Обидві техніки економлять мені час кожен день.
Плануйте особистий час
Безумовно, іноді в житті трапляються такі періоди, коли робочі завдання «перетікають» на неробочий час. Наприклад, якщо це запуск нового продукту або системи, до якого готувалися цілий рік. Але часто ми не відчуваємо момент, коли переходимо межу і починаємо вигоряти, віддаючи пріоритет виключно роботі.
Цей стан став буденною частиною нашого життя: за статистикою Gallup, 44% співробітників періодично стикаються з такою проблемою, а 23% – завжди або дуже часто відчувають вигоряння. Виходить, що близько двох третин працівників, зайнятих повний робочий день, вигорають на роботі. Що ж робити в цій ситуації і як зрозуміти, що стоїть викроювати більше часу для відпочинку?
Прокрастинація: як себе вмотивувати та почати працювати
Допоможе планування особистого часу. Наш календар повинен являти собою повний список всіх справ.
Ось одне з моїх правил, які допомагають контролювати баланс роботи та особистого життя, – коли ви вийшли з офісу, всі справи залишаються до завтрашнього ранку – повертатися до них вдома не варто.
Віддайте домашню рутину на аутсорс
Якщо приготування їжі приносить задоволення, готуйте самостійно. А ось те, що радості не приносить, можна сміливо делегувати.
Наприклад, навіщо витрачати час на черги в магазині, якщо зручніше замовити додому одяг, продукти та інше (і заощадити масу часу). Аналогічно з прибиранням будинку.
Під час авралу включайте додаткові резерви
Якщо робота «накриває з головою», можна придумувати додаткові способи заощадити час, наприклад, в дорозі. Під час здачі проекту можна поїхати на роботу на таксі, а не в метро або на особистому транспорті – це може дати годину-півтора додаткового робочого часу в комфортній і тихsq машині: я на цей час призначаю співбесіди, здійснюю не надто важливі дзвінки.
Але головна порада – любити свою роботу. Адже тут ми проводимо значну частину часу, отримуємо в офісі емоції і необхідну людині реалізацію. Дуже складно досягти продуктивності, якщо в професії нічого не приносить задоволення.
Як досягти максимуму: книги по темі
- Сергій Бехтерєв, «Як працювати в робочий час. Правила перемоги над офісним хаосом»;
- Гері Келлер, Джей Папазан, «Почни з головного. Один дивовижно простий закон феноменального успіху»;
- Лора Вандеркам, «Книга про втрачений час. У вас більше можливостей, ніж ви думаєте»;
- Шеріл Сендберг, «Не бійся діяти. Жінка, робота і воля до лідерства»;
- Ерік Бертран Ларсен, «На межі. Тиждень без жалю до себе»;
- Сергій Бехтерєв, «Майнд-менеджмент. Рішення бізнес-завдань за допомогою інтелект-карт».