Засновниця Ness Labs Енн-Лаура Ле КАНФОМ радить менше розв’язувати питання в режимі реального часу.
Я хочу в дечому зізнатися. Я вважаю, що Slack жахливий. Він відволікає, створює шум і заважає вчасно отримувати необхідну інформацію. В цілому це жахливий інструмент з точки зору вдумливого і продуктивного спілкування.
Чесно кажучи, я не проти Slack як такого, думаю, всі платформи, засновані на чатах, краще використовувати для невимушеного спілкування – як балаканина колег, які зустрілися у кулера. А для роботи куди більше підходить асинхронне спілкування.
Синхронне та асинхронне спілкування
Говорячи простими словами, синхронне спілкування відбувається в режимі реального часу. У більшості офісів спільна робота організована у такий спосіб: люди приходять на зібрання і намагаються разом розв’язувати нагальні питання прямо зараз. Якщо комусь потрібно, щоб ви поділилися інформацією, він може просто встати та посмикати вас за плече.
Дистанційна робота зовсім не знищила синхронне спілкування. У багатьох віддалених співробітників Slack відкритий в фоновому режимі з включеними повідомленнями. Розмови всередині каналів походять на особисті зустрічі, крім того, регулярно використовуються відеодзвінки в Zoom, Skype, Hangouts або старіших програмах для телеконференцій. Люди не сидять разом в офісі, але очікується, що більша частина комунікацій відбувається в режимі реального часу.
Синхронне спілкування володіє деякими перевагами, особливо коли є щось дуже термінове. Однак при правильній асинхронній комунікації таких термінових, невідкладних ситуацій практично не виникає.
8 переваг асинхронного спілкування
Асинхронна комунікація забезпечує спокійну, вдумливу, гнучку роботу, яка зосереджена на правильних результатах. Ось кілька її переваг.
- Вдумливе спілкування. Здається очевидним, але коли вам не потрібно відповідати в режимі реального часу, у вас з’являється більше часу, щоб сформувати свої думки. «Оскільки немає ніякої терміновості (якщо тільки сайт не “впав”), можна ретельно обміркувати свою відповідь і не давати її прямо зараз», – пояснює засновник Gumroad Сахил Лавінгія.
- Більше прозорості. Асинхронні компанії, як правило, документують все в великій базі знань. Якщо ви не можете відразу ж зв’язатися з колегою, у вас все одно повинна бути можливість далі робити свою роботу, переглянувши необхідну інформацію. Довідник GitLab – фантастичний приклад. Якщо його надрукувати, в ньому буде понад 3000 сторінок тексту! Він допомагає працівникам, які прийшли в компанію недавно, розуміти контекст будь-якого рішення.
- Немає страху втрачених можливостей (FOMO). Опора на прозору документацію при асинхронній комунікації сприяє JOMO (радість упущеного) замість FOMO. Чи не можете відвідати зустріч з клієнтом? Не турбуйтеся, ви можете заздалегідь прочитати порядку і внести в неї свій внесок, а після прочитати примітки та перелік дій.
- Вища продуктивність. Стан потоку легше знайти, якщо вас ніхто не смикає за якимось нібито терміновим питанням. При асинхронній комунікації ви можете присвятити конкретному завданні стільки часу, скільки необхідно.
- Більше автономії. Асинхронне спілкування робить акцент на результатах, а не на відпрацьовані години. У людей більше свободи дій, і вони можуть працювати таким чином, що, на їхню думку, призводить до найкращих результатів.
- Більше гнучкості. Коли я працювала в Google, люди додавали зустрічі в мій календар, припускаючи, що я буду вільна. Коли ніхто не чекає, що ви будете доступні в будь-який час, ви можете структурувати свій день так, як зручніше вам. Це також означає, що ви можете зникнути на деякий час, і все буде в порядку. Це особливо корисно для людей, які за кимось доглядають, або для молодих батьків.
- Часовий пояс неважливий. При асинхронних комунікаціях не має ніякого значення, де люди працюють. Немає єдиного часового поясу – де б вони не жили, усі рівні. Потрібно поїхати на конференцію? Вирішили переїхати в іншу країну? Значні зміни в житті не нададуть великого впливу на роботу.
- Зниження занепокоєння. Штучне почуття терміновості створює непотрібний стрес. Багато людей, що працюють віддалено в таких компаніях, як Basecamp, кажуть, що відчувають себе спокійними, зосередженими та в цілому більш щасливими.
Багато людей припускають, що асинхронне спілкування сповільнює їхню роботу. Але ряд компаній, що швидко зростають – знову ж таки, GitLab, Gumroad, Basecamp, – в першу чергу асинхронні. Багато віддалених команд виграють від переходу на асинхронну комунікацію.
Як працювати асинхронно
Перехід до асинхронної роботи вимагає певних процесів і повної включеності від кожного. У GitLab є хороше практичне правило: «Як би я висловив цю думку, представив цю роботу або просунув цей проєкт прямо зараз, якби ніхто з команди (або компанії) ще не прокинувся?»
- Документуйте все. Якщо щось не задокументовано, цього не існує. Нотатки зі зборів, висновки, виправлення помилок – все повинно бути додано до єдиного джерела істини, до якого кожен може відкрито звернутися.
- Використовуйте правильні інструменти. Багато асинхронних команд використовують Notion, Nuclino або Confluence для створення внутрішньої бази в формі вікі-енциклопедії. GitLab або GitHub відмінно підходять для того, щоб нічого не загубилося. Що б ви не вирішили використовувати, не забудьте обмежити кількість каналів зв’язку – люди не повинні заглядати в три різних місця, щоб отримати необхідну інформацію.
- Створіть керівництво з комунікацій. Який би інструмент ви не використали – Basecamp, Workplace from Facebook, Microsoft Teams, Slack або інший варіант, – він повинен відповідати вашим стандартам комунікацій.
- Прозорість за замовчуванням. Робочі обговорення повинні відбуватися за внутрішніми, а не приватним каналам зв’язку. Зробіть так, щоб ваші документи були доступні для кожного, або не ускладнюйте доступ до створеного вами контенту.
- Використовуйте виділений час. Ставтеся усвідомлено до своєї уваги – вимкніть повідомлення і виділіть конкретний час, щоб читати повідомлення.
- Зустрічі не повинні бути обов’язковими. Як організатор наради ви несете відповідальність за те, щоб кожен – навіть ті, хто не може бути присутнім, – отримав необхідну інформацію. Продумайте порядок, зробіть замітки та після зборів поділіться переліком дій з усіма, хто був запрошений. У книзі «Не сходьте з розуму на роботі» засновника Basecamp Джейсон Фрайд і Девід Хайнемайер Хенссон пишуть, що збори – це крайній захід.
Оскільки все більше людей працюють з дому, ці стратегії дуже важливі для продуктивної роботи та турботи про своє психічне здоров’я. Якщо ви хочете дізнатися більше про асинхронну взаємодію і про те, як можна реалізувати її на роботі, я настійно рекомендую прочитати велике керівництво, розроблене GitLab.