Списки справ допомагають не забувати про дрібні повсякденні завдання, але для великих довгострокових проєктів вони найчастіше не годяться. Якщо вам ніяк не вдається довести до кінця трудомісткий процес, спробуйте один з наступних шести методів.
1. Особиста місія
На думку Стівена Кові, найкраще керувати часом і досягати цілей допомагає формулювання особистої місії, яка стане вашим особистим законом. «Вона не повинна бути довгою або глибокою, це просто заява, яке відображає вас», – зазначав він.
Кові пропонує планувати час щотижня, а не щодня, і, відповідно, вибирати пріоритети на тиждень, а не на день. Якщо ви об’єднаєте особисту місію з пріоритетами, то кожного дня будете займатися найбільш важливими завданнями.
2. Аудит енергії та уваги
Проблема списків справ полягає в тому, що вони зрівнюють всі завдання і змушують думати, ніби перехід між ними легкий. Але наша увага працює не так, каже Маура Невель Томас, автор книги «Управління увагою: як досягати успіху і підвищувати продуктивність кожен день». Вона пропонує розділяти завдання на дві категорії: «знижена увага» (наприклад, видалення непотрібних повідомлень) і «підвищена увага» (наприклад, складання бюджету). Оцініть рівень своєї енергії й займіться тими справами, які йому відповідають. Це дозволить зробити більше за менший час.
«Якщо в будинку є ще один дорослий, доглядайте за дітьми по черзі та виконуйте завдання з першої групи, коли ви відповідаєте за дітей, а з другої, коли це робить ваш партнер. Якщо ви займаєтеся вихованням поодинці, виконуйте завдання, що вимагають підвищеної уваги, коли діти гуляють, дивляться мультфільми або сплять», – радить Невель Томас.
3. Відповідальний друг (або додаток)
Автор кількох книг про продуктивність Хілларі Реттиг каже, що ще один потужний інструмент підвищення продуктивності – це відповідальний друг, який може послужити прикладом цілеспрямованості й мотивувати на виконання завдань.
Якщо такої людини поруч немає, Реттиг рекомендує скористатися додатком Focusmate. Воно з’єднує вас з іншим користувачем для онлайн-сесії, під час якої кожен з вас буде займатися своєю справою. Це дозволить уникнути прокрастинації.
«Focusmate допомагає вирішити одну з центральних проблем і парадоксів продуктивної роботи. Багато задач вимагають усамітнення для роздумів і концентрації, але водночас ми соціальні істоти, які не справляються з самотою», – зазначає Реттиг.
4. Щоденні питання
Консультант з питань лідерства Джонс Лофлін розповів, що дотримуватися плану і зберігати мотивацію йому допомагають щоденні питання самому собі.
«Мені подобається робота [відомого бізнес-тренера] Маршалла Голдсміта, пов’язана з ідеєю щоденних питань. В кінці кожного дня ви задаєте собі ряд питань, які потрібні, щоб переконатися, що ви зосереджені на правильні речі. Ви оцінюєте, наскільки добре вам це вдається», – пояснює Лофлін.
Ось одне з питань, які він ставить перед собою: «Я зробив усе можливе, щоб витратити хоча б 15 хвилин на розвиток міцніших відносин з ким-небудь?»
«У мене є питання для трьох ключових сфер життя: робота, особистість і відносини. Я міняю їх в міру потреби. Мені не чужий дух змагання, і я хочу завжди отримувати максимальну кількість балів, тому протягом дня не забуваю про ці питання», – додав Лофлін.
5. Час сили
Ще один спосіб домогтися успіху – щодня влаштовувати як мінімум одну «годину сили», при цьому заносити його в календар потрібно заздалегідь, каже засновниця Gotham Organizers Ліза Заслоу. Цей час дається, щоб зосередитися на найважливіших справах.
«Без перерв, без жартів. Встановіть будильник, щоб дізнатися, що час минув», – радить Заслоу.
За її словами, зазвичай однієї години в день буває досить: за цей час можна встигнути набагато більше, ніж здається. У період, коли багато людей працюють з дому, попутно доглядаючи за дітьми, легше виділити одну годину для надпродуктивної роботи, ніж поставити собі нереалістичну мету зберігати сфокусованість протягом всього дня.
6. Чітко визначені цілі
Бути продуктивним – значить витрачати більшу частину часу на завдання, які сприяють досягненню найважливіших цілей, каже консультант по бізнес-стратегії й менеджменту Хеміш Маккензі, засновник Hamish Mackenzie Consulting.
Він рекомендує ставити не більше трьох чітко визначених цілей на рік, а далі розбивати їх на три квартальних і три щомісячних підзадачі. Підзадачі, своєю чергою, треба розбивати на дії, які займають не більше двох годин.
«На початку кожного тижня ставте ці завдання на певні дні й певний час в порядку пріоритету – максимум три в день. Щовечора готуйте матеріали, необхідні для виконання найважливішого завдання наступного дня. Щоранку виконуйте найважливіше завдання, перш ніж робити щось ще», – рекомендує він.