Кар'єра, Новини, Продуктивність

Як працювати віддалено з розумом: 8 переваг асинхронної комунікації

02 Квітня, 2020

Засновниця Ness Labs Енн-Лаура Ле КАНФОМ радить менше розв’язувати питання в режимі реального часу.

Я хочу в дечому зізнатися. Я вважаю, що Slack жахливий. Він відволікає, створює шум і заважає вчасно отримувати необхідну інформацію. В цілому це жахливий інструмент з точки зору вдумливого і продуктивного спілкування.

Чесно кажучи, я не проти Slack як такого, думаю, всі платформи, засновані на чатах, краще використовувати для невимушеного спілкування – як балаканина колег, які зустрілися у кулера. А для роботи куди більше підходить асинхронне спілкування.

Синхронне та асинхронне спілкування

Говорячи простими словами, синхронне спілкування відбувається в режимі реального часу. У більшості офісів спільна робота організована у такий спосіб: люди приходять на зібрання і намагаються разом розв’язувати нагальні питання прямо зараз. Якщо комусь потрібно, щоб ви поділилися інформацією, він може просто встати та посмикати вас за плече.

Дистанційна робота зовсім не знищила синхронне спілкування. У багатьох віддалених співробітників Slack відкритий в фоновому режимі з включеними повідомленнями. Розмови всередині каналів походять на особисті зустрічі, крім того, регулярно використовуються відеодзвінки в Zoom, Skype, Hangouts або старіших програмах для телеконференцій. Люди не сидять разом в офісі, але очікується, що більша частина комунікацій відбувається в режимі реального часу.

Синхронне спілкування володіє деякими перевагами, особливо коли є щось дуже термінове. Однак при правильній асинхронній комунікації таких термінових, невідкладних ситуацій практично не виникає.

8 переваг асинхронного спілкування

Асинхронна комунікація забезпечує спокійну, вдумливу, гнучку роботу, яка зосереджена на правильних результатах. Ось кілька її переваг.

Вдумливе спілкування. Здається очевидним, але коли вам не потрібно відповідати в режимі реального часу, у вас з’являється більше часу, щоб сформувати свої думки. «Оскільки немає ніякої терміновості (якщо тільки сайт не “впав”), можна ретельно обміркувати свою відповідь і не давати її прямо зараз», – пояснює засновник Gumroad Сахил Лавінгія.
Більше прозорості. Асинхронні компанії, як правило, документують все в великій базі знань. Якщо ви не можете відразу ж зв’язатися з колегою, у вас все одно повинна бути можливість далі робити свою роботу, переглянувши необхідну інформацію. Довідник GitLab – фантастичний приклад. Якщо його надрукувати, в ньому буде понад 3000 сторінок тексту! Він допомагає працівникам, які прийшли в компанію недавно, розуміти контекст будь-якого рішення.
Немає страху втрачених можливостей (FOMO). Опора на прозору документацію при асинхронній комунікації сприяє JOMO (радість упущеного) замість FOMO. Чи не можете відвідати зустріч з клієнтом? Не турбуйтеся, ви можете заздалегідь прочитати порядку і внести в неї свій внесок, а після прочитати примітки та перелік дій.
Вища продуктивність. Стан потоку легше знайти, якщо вас ніхто не смикає за якимось нібито терміновим питанням. При асинхронній комунікації ви можете присвятити конкретному завданні стільки часу, скільки необхідно.
Більше автономії. Асинхронне спілкування робить акцент на результатах, а не на відпрацьовані години. У людей більше свободи дій, і вони можуть працювати таким чином, що, на їхню думку, призводить до найкращих результатів.
Більше гнучкості. Коли я працювала в Google, люди додавали зустрічі в мій календар, припускаючи, що я буду вільна. Коли ніхто не чекає, що ви будете доступні в будь-який час, ви можете структурувати свій день так, як зручніше вам. Це також означає, що ви можете зникнути на деякий час, і все буде в порядку. Це особливо корисно для людей, які за кимось доглядають, або для молодих батьків.
Часовий пояс неважливий. При асинхронних комунікаціях не має ніякого значення, де люди працюють. Немає єдиного часового поясу – де б вони не жили, усі рівні. Потрібно поїхати на конференцію? Вирішили переїхати в іншу країну? Значні зміни в житті не нададуть великого впливу на роботу.
Зниження занепокоєння. Штучне почуття терміновості створює непотрібний стрес. Багато людей, що працюють віддалено в таких компаніях, як Basecamp, кажуть, що відчувають себе спокійними, зосередженими та в цілому більш щасливими.

Багато людей припускають, що асинхронне спілкування сповільнює їхню роботу. Але ряд компаній, що швидко зростають – знову ж таки, GitLab, Gumroad, Basecamp, – в першу чергу асинхронні. Багато віддалених команд виграють від переходу на асинхронну комунікацію.

Як працювати асинхронно

Перехід до асинхронної роботи вимагає певних процесів і повної включеності від кожного. У GitLab є хороше практичне правило: «Як би я висловив цю думку, представив цю роботу або просунув цей проєкт прямо зараз, якби ніхто з команди (або компанії) ще не прокинувся?»

Документуйте все. Якщо щось не задокументовано, цього не існує. Нотатки зі зборів, висновки, виправлення помилок – все повинно бути додано до єдиного джерела істини, до якого кожен може відкрито звернутися.
Використовуйте правильні інструменти. Багато асинхронних команд використовують Notion, Nuclino або Confluence для створення внутрішньої бази в формі вікі-енциклопедії. GitLab або GitHub відмінно підходять для того, щоб нічого не загубилося. Що б ви не вирішили використовувати, не забудьте обмежити кількість каналів зв’язку – люди не повинні заглядати в три різних місця, щоб отримати необхідну інформацію.
Створіть керівництво з комунікацій. Який би інструмент ви не використали – Basecamp, Workplace from Facebook, Microsoft Teams, Slack або інший варіант, – він повинен відповідати вашим стандартам комунікацій.
Прозорість за замовчуванням. Робочі обговорення повинні відбуватися за внутрішніми, а не приватним каналам зв’язку. Зробіть так, щоб ваші документи були доступні для кожного, або не ускладнюйте доступ до створеного вами контенту.
Використовуйте виділений час. Ставтеся усвідомлено до своєї уваги – вимкніть повідомлення і виділіть конкретний час, щоб читати повідомлення.
Зустрічі не повинні бути обов’язковими. Як організатор наради ви несете відповідальність за те, щоб кожен – навіть ті, хто не може бути присутнім, – отримав необхідну інформацію. Продумайте порядок, зробіть замітки та після зборів поділіться переліком дій з усіма, хто був запрошений. У книзі «Не сходьте з розуму на роботі» засновника Basecamp Джейсон Фрайд і Девід Хайнемайер Хенссон пишуть, що збори – це крайній захід.

Оскільки все більше людей працюють з дому, ці стратегії дуже важливі для продуктивної роботи та турботи про своє психічне здоров’я. Якщо ви хочете дізнатися більше про асинхронну взаємодію і про те, як можна реалізувати її на роботі, я настійно рекомендую прочитати велике керівництво, розроблене GitLab.