Бізнес, Новини, Поради, Технології

Вісім простих правил, які зроблять спілкування в Slack комфортнішим

24 Липня, 2020

Вести робочу переписку в месенджерах буває стомливо – як тим, хто працює віддалено не перший рік, так і тим, хто вперше зіткнувся з цим форматом у період самоізоляції. Компанії часто вибирають для текстового спілкування Slack. Розбираємося, яких правил спілкування в цьому додатку варто дотримуватися, щоб не дратувати колег.

«При спілкуванні онлайн набагато складніше зрозуміти один одного, тому що в текстовому форматі складно вірно передати тон, – пояснює Елейн Суонн, експерт з етикету і засновник Swann School of Protocol. – Ми не чуємо інтонації співрозмовника і не бачимо мову тіла, яка іноді може бути інформативнішою за слова». Якщо додати до цього часті оновлення і спам в робочих каналах, роздратування від такого формату спілкування майже гарантовано.

Вісім простих правил, які зроблять спілкування в Slack комфортнішим - tech, porady, news, businessВісім простих правил, які зроблять спілкування в Slack комфортнішим - tech, porady, news, business

Влаштувавшись на роботу в компанію, вивчіть історію чату в Slack. Це допоможе зрозуміти, який стиль спілкування прийнятий в колективі – що обговорюють в робочому чаті? Чи часто тут жартують, чи використовують емодзі? Це допоможе вам швидше адаптуватися. Ось кілька порад, які допоможуть вам в спілкуванні з колегами.

Використовуйте треди та не відключайте повідомлення

У розпал творчого процесу в одному і тому ж каналі може одночасно відбуватися кілька розмов. Треди в Slack допомагають організувати цей хаос.

«За допомогою цієї функції можна зменшити кількість повідомлень і не відволікатися на розмови, які не вимагають вашої уваги, – розповідає Наталі Шен, старший медіастратег в агентстві з комунікацій і маркетингу BAM. – Якщо вам потрібно запросити користувача до обговорення певної теми, натисніть @ і введіть його ім’я у відповідному повідомленні».

Щоб почати обговорення, наведіть курсор миші на повідомлення і натисніть кнопку «Reply as Thread».

Треди дозволяють підтримувати розмову, не відволікаючись на інші обговорення. Це особливо актуально, коли в чаті присутні кілька осіб, або якщо учасники бесіди знаходяться в різних часових поясах. Крім того, такі обговорення простіше шукати – ви можете відразу вийти на гілку бесіди, а не на окремі повідомлення. Якщо користувачі довго не отримують повідомлень з треда, вони можуть забувати про його існування. Якщо ви відчуваєте, що відстаєте, відкрийте Preferences> Notifications і натисніть “Notify Me About Replies to Threads”.

Надсилайте довгі повідомлення

Поширена проблема. «Замість того, щоб посилати п’ять коротких повідомлень один за одним, витратьте хвилину на те, щоб сформулювати думку», – радить Суонн.

Подумайте про співрозмовника – нескінченно вібруючий телефон сильно відволікає. Ставтеся до робочих повідомлень як до невеликих електронних листів і не вимагайте негайної відповіді, якщо ваш колега зайнятий.

Вішайте в статусі емодзі, що зображають поточні завдання

На перший погляд Slack нагадує звичайний месенджер, але очікувати миттєвих відповідей тут не варто – якщо людина знаходиться на нараді або зайнята терміновою роботою, постійні повідомлення будуть тільки відволікати.

Щоб колеги розуміли, коли вас краще не турбувати, використовуйте статуси. Для цього натисніть на поле Update Your Status в верхньому лівому кутку екрана. У програмі є кілька статусів за замовчуванням – наприклад, «На лікарняному» або «На нараді», але ви можете придумати й власні позначення. «Ми домовилися, що емодзі з їжею – це обідня перерва, а значок камери – зйомки, – розповідає Кей-Кей Клепп, директор з контенту сайту iFixit. – Якщо ви використовуєте плагін Google Календаря, Slack може автоматично вішати в статусі емодзі, що позначає нараду».

Використовуйте емодзі для швидких відповідей

Що краще, лаконічне «ОК» або мовчазна згода? У Slack для коротких відповідей можна використовувати емодзі. Просто наведіть курсор миші на повідомлення і натисніть кнопку «Додати реакцію» праворуч. «Немає нічого гіршого, ніж відправити старанно продумане повідомлення в Slack і отримати у відповідь тишу, – вважає Клепп. – Як керівнику, мені важливо бачити, що команда зі мною на зв’язку. Емодзі – зручний спосіб це показати».

Смайли допомагають оживити обстановку, а в деяких випадках передати мову тіла, але з ними важливо не перестаратися. «Деякі користувачі замінюють половину слів у повідомленні на емодзі – це вже занадто, – вважає Мелані Пінола, автор тестів у Wirecutter, в минулому менеджер з віддаленою командою в Zapier. – Розшифровувати такі послання досить утомливо».

Заповніть профіль

Складно запам’ятати колег, не зустрічаючись з ними регулярно біля кулера або кавового автомата. Щоб оточуючим було простіше впізнавати вас, заповніть профіль: «Вкажіть більше подробиць: відділ, посаду, місцевий час, номер телефону, години роботи, вимова імені тощо, – радить Пінола, – Так  ваше оточення зможе зрозуміти, в який час до вас краще звертатися». Важливо використовувати в профілі своє справжнє ім’я і реальне фото – набагато простіше спілкуватися з живою людиною, ніж відправляти повідомлення хвилястій лінії з ім’ям c00ldawg76. За словами Пінола, в Zapier ця порада входить в список рекомендацій щодо роботи зі Slack, який компанія публікує у відкритому доступі та відправляє новим співробітникам.

Вісім простих правил, які зроблять спілкування в Slack комфортнішим - tech, porady, news, business

Створюйте канали

Якщо в компанії всього кілька каналів, вони будуть завалені безліччю обговорень, цікавих лише кільком їхнім учасникам. Шен розповідає, що в режимі самоізоляції їх компанія стала використовувати Slack частіше звичайного, і звичний режим спілкування в месенджері зажадав коригувань. «Спочатку ми відправляли безліч новин, пов’язаних з COVID-19, в загальнокорпоративний канал #IndustryNews, але з часом помітили, що такий потік повідомлень про пандемію пригнічує учасників, – пояснює вона. – Тому ми створили окремий канал #Coronavirus, в який можна заглянути в протягом дня». Звук будь-якого каналу можна відключити, клацнувши правою кнопкою миші – тоді ви побачите оновлення, тільки якщо хтось звернеться до вас особисто, використовуючи @.

У компанії можуть бути свої правила, пов’язані зі створенням каналів: дізнайтеся, хто і в яких випадках може їх створювати, а також чи є обмеження щодо їх назви. Якщо у вас поки немає відповідного дозволу, запитаєте, чи можна розділити зайнятий канал або видалити непотрібні.

Пам’ятайте про особистий простір

Іноді важливі думки по роботі приходять увечері, коли писати колегам надто пізно. Щоб не упустити ідею, відправляйте відкладені повідомлення – для цього в Slack є спеціальний інструмент. Іноді роботодавці самі радять співробітникам налаштувати цей механізм. Натисніть Preferences> Notifications> Notification Schedule і вкажіть зручний час для отримання повідомлень (наприклад, протягом робочого дня або з 7:00 до 19:00).

Не обмежуйтеся Slack

Звичайно, можна намагатися передати в тексті всі відтінки сенсу, але іноді буває простіше зателефонувати. Коротка телефонна розмова може виявитися набагато ефективнішою, ніж 15-хвилинна переписка в месенджері.

Крім того, деякі розмови взагалі не варто вести на загальнодоступних платформах. «Будьте уважні при відправленні повідомлень, щоб не потрапити в незручну ситуацію, – нагадує Суонн. – Часто буває, що користувач хоче відправити приватне повідомлення співрозмовнику, але випадково потрапляє в загальний чат». Платформи регулярно зламуються, тому повідомлення в Slack та інших месенджерах варто сприймати як тексти, розміщені у відкритому доступі. Обережність не зашкодить.

Читайте «Український Спектр» у Facebook.

Український Спектр Читайте «Український Спектр» у Telegram
«Український Спектр» в Telegram – коротко про головне один раз на день
Підписатись на канал

Ми у соцмережах:

Слідкуйте за UAspectr у Facebook або ж читайте усе найцікавіше у нашому каналі в Telegram