Життя, Новини, Поради, Продуктивність

Планування робочого тижня: думайте як песиміст, щоб встигати більше

11 Вересня, 2020

Ми виділяємо час на важливі справи, але у життя свої плани, і часто його просто не вистачає. І проблема не тільки в тому, що ми відволікаємося. Ми зможемо оптимістичніше ставитися до життя, якщо наш підхід до часу стане песимістичнішим. Плануючи несприятливий розвиток подій, ми збільшуємо шанси виконати задумане в строк.

Консультант зі стратегії Кетрін Джилеспі відстежувала свої часові затрати протягом останнього року в рамках проєкту з тайм-менеджменту. Ще до пандемії вона займалася домашнім навчанням своїх п’яти дітей, а ще працювала на фрілансі по 30-40 годин на тиждень. Вона робила вправи вранці та знаходила час на зустрічі з друзями.

Проте, вона звернулася до консультанта з тайм-менеджменту, оскільки хотіла знайти час для письменства. Робота займала більше часу, ніж вона очікувала: іноді клієнт просив зробити щось ще, і їй доводилося витрачати на це години, виділені на творчість. Її розклад працював, коли все йшло за планом. Але непередбачені ситуації в нього не вписувалися.

Передбачайте запас часу

У разі Джилеспі довелося додати в розклад додатковий час для понаднормової роботи, наприклад, один-два вечори на вихідних, щоб вона не витрачала денні години на термінові справи.

Інші вносять в графік додатковий час для актуальних завдань. Наприклад, професору Елізабет Морфіс потрібно було закінчити статтю для наукового журналу до 1 червня. Вона планувала працювати щодня починаючи з 18 травня з шести до дев’яти ранку. «Але я вирішила про всяк випадок запланувати додаткові години в кожен вихідний день», – каже вона.

Коли настали вихідні, вона була рада, що передбачила цей час. «Він мені знадобився, – ділиться Морфіс. – Моя дворічна дочка погано спала на тому тижні, і мені доводилося вставати до неї вночі по кілька разів».

У Морфіс вийшло використовувати час з шести до дев’яти тільки один раз, але вона не турбувалася про витрачені ранкові години. Замість цього вона використовувала додатковий час у вихідні та закінчила статтю раніше дедлайну.

«Закладаючи додатковий час, я змогла все літо залишатися продуктивною», – розповідає вона.

Читайте також:
Як дистанційникам не працювати цілодобово: лайфхак від експерта з тайм-менеджменту

Це не просто тайм-менеджмент – це спосіб життя

Якщо у вас насичений графік, додати в нього додатковий час непросто. Часто для цього доводиться чимось жертвувати.

Але хороший тайм-менеджмент передбачає гнучкий розклад, а не досконалий. Якщо ви виділяєте на завдання тільки один відрізок часу, то виконаєте його, тільки якщо нічого не станеться. Якщо у вас є запасний час, пріоритет збережеться, попри обставини.

Існує величезна різниця між тим, щоб зовсім не витрачати час і тим, щоб витрачати хоч трохи. Просто порівняйте: «Я не ходжу на йогу» і «Я ходжу на йогу, навіть коли тиждень дуже завантажений!».

Для цього будьте песимістичнішими – визнайте, що щось може піти не так і плануйте час з цим розрахунком. Це розумний підхід не тільки до планування, а й до життя в цілому. Ми сподіваємося на краще, але готуємося працювати в гірших обставинах. Навіть якщо клієнт збирається схвалити проєкт, відправте ще кілька заявок – можливо, у вас вийде почати інший проєкт раніше.

Запасний варіант не просто допомагає не метушитися – він дає вам простіше ставитися до життя. Коли клієнт скаже, що йому знадобиться більше часу, ви не будете думати «Як ти можеш так вчиняти зі мною?». Ви зможете посміхнутися і сказати: «Ми готові, коли ви будете готові».