Kanban – метод управління проєктами, який допомагає візуалізувати потік інтелектуальної роботи та скорочувати число незавершених завдань. Розповідаємо, як налаштувати комунікацію і збільшити продуктивність роботи команди по kanban-методу, що таке kanban-дошки та який сервіс обрати.
Фундаментальні цінності kanban-методу – це прозорість, баланс, співпраця, клієнтоорієнтованість, потік, лідерство, розуміння, згода та повага.
Візуалізація за допомогою kanban-дошки
Kanban-дошка – це інструмент для спільної роботи над проєктами, коли на одній дошці фіксуються всі завдання проєкту та відповідальні за їх реалізацію. Kanban-дошки використовуються в розробці, маркетингу, будівництві, логістиці – в будь-яких рішеннях, де присутній постійний потік завдань.
Дошка – це інструмент, який робить процес розробки прозорим, оскільки всі учасники процесу будуть бачити завдання та статус їх виконання.
Для цього потрібно формувати в команді культуру користування kanban. Ставити завдання, відзначати відповідальних і дедлайни, продовження термінів здачі – все це відзначати тільки на дошці.
Переваги канбан-дошки
1. Командність
Дошка візуалізує задачі та залученість кожного члена команди. Розробнику добре видно, чим зайняті дизайнери, а тестувальнику зрозуміло, коли чекати на нову фічу для перевірки. Так само і члени вашої команди зможуть розуміти, що відбувається в усьому проєкті.
2. Пріоритети та контроль ситуації
Задачі у стовпцях розставлені за пріоритетністю, отже, ані менеджер, ані розробник не заплутаються. Крім того, менеджмент бачить, коли у когось проблеми та гальмується робота, якщо стікери не переміщуються дошкою. У такому випадку можна переставити задачу на іншого спеціаліста або розібратися, у чому причина і на якому етапі необхідно посилитися.
3. Чіткий фокус на задачах
Багатозадачність — це добре (хоча не факт), але канбан передбачає обмеження кількості завдань, які можна виконувати одночасно.
Це означає, що один член команди може одночасно працювати не більше ніж над 2-4 задачами. Завдяки цьому він краще фокусується і може докласти максимум зусиль для виконання завдання.
4. Керування навантаженням
Менеджер може швидко оцінити навантаження кожного спеціаліста, визначити, коли хто завершить свої завдання і кому дати новий таск. Зручно працювати за канбаном і з віддаленими працівниками й фрілансерами — дошка швидко покаже, чим вони зайняті і наскільки позитивна динаміка їхньої роботи.
5. Мотивація і ретроспектива
У канбані вітаються щоденні стендапи та щотижневі ретроспективи. При цьому вони займають менше часу, ніж при роботі у Scrum, оскільки все вже візуалізовано на дошці. Увагу команди на ретроспективі зосереджено на тому, щоб з’ясувати, що заважає конкретній задачі перейти у наступний стовпчик і як оптимізувати процес.
6. Радість від переміщення задач
Тільки-но ви завершили таск, як підходите до дошки, відриваєте наліпку і приліплюєте його у наступну колонку, таким чином відправляючи на наступний етап. Такий ритуал приносить позитивні емоції та відчуття завершеності.
Оптимізація за допомогою обмеження обсягу завдань work-in-progress (WIP Limited)
Це одна з найважливіших практик kanban-методу. Над кожним стовпцем вказується ліміт – максимальне число завдань в цій колонці. Ліміт беклогу вираховують виходячи з середніх показників.
Якщо в колонці беклогу скупчилася велика кількість завдань, стовпець «В процесі» забитий, а колонка «Виконано» найчастіше пустує, то в наявності перевантаженість команди. Краще обмежити кількість поставлених завдань.
Аналіз ситуації на проєкті за допомогою петель зворотного зв’язку
У kanban-методі є поняття «петлі зворотного зв’язку» – регулярні зустрічі. Регулярність нагадує своєрідний ритм, в якому йде робота.
У kanban багато типів зустрічей. Найпопулярнішою є дуже коротка щоденна standup-зустріч. Під час цієї зустрічі потрібно розповісти, дивлячись на дошку, що може перешкодити завданням з правого стовпчика перейти в лівий (реально або гіпотетично).
Шість основних практик методу Kanban
1.Візуалізуйте потік роботи
Зафіксуйте завдання, статус по ним і відповідальних співробітників на реальній або віртуальній дошці.
2.Обмежте задачі в процесі виконання
Обговоріть з командою, яку кількість робіт по кожному статусу оптимально вести одночасно, а також розставте пріоритети. Над кожним стовпцем дошки вкажіть ліміт.
3.Керуйте потоком завдань
Своєчасно міняйте статуси завдань та відстежуйте рух. За допомогою цього ви зможете оцінити позитивні та негативні ефекти змін у системі.
4.Обговоріть правила роботи
Співробітники повинні чітко розуміти, як функціонує система, як структурувати інформацію в ній.
Порівняння Jira vs Trello: що вибрати для моєї команди
5.Аналізуйте діяльність
Не забувайте влаштовувати зустрічі з командою і обговорювати нюанси роботи.
6.Розвивайтесь експериментально
Розвиток kanban-команди – це пошук ідеалу. Поступово впроваджуйте зміни, відстежуйте результат, отримуйте зворотний зв’язок, переходьте до наступного експерименту.
Які сервіси підходять для планування і візуалізації завдань і чим вони відрізняються
Favro
Дозволяє розбивати великі завдання на кілька маленьких і контролювати їх виконання. Списки можна доповнювати необхідними файлами. Але при великому потоці завдань стає важко контролювати дошки, деякі можливості сервісу недоступні.
Підійде для невеликих і середніх команд. Включає три версії програми: Lite (10,2$ в місяць), Standard (13,6$ в місяць) і Enterprise (25,5$ в місяць).
Asana
За допомогою цієї платформи дуже зручно розставляти пріоритети. Колонок може бути багато, а сам додаток ясно показує дедлайн і ступінь виконання завдання.
Сервіс підходить для індивідуального використання або роботи в невеликих командах.
Безкоштовна версія сервісу включає необмежене число дощок і проєктів, безлімітного сховища; над одним проєктом може працювати команда з 15 осіб. Premium версія коштує 10,99$ в місяць. Вона дає доступ до розширеного пошуку і звітності, налаштованих полів.
Blossom
Зручний інструмент для управління проєктів. Стадії виконання простежуються в списках. Але є одна особливість: додавати нові списки можна тільки після виконання старих. Неможливе індивідуальне використання.
Підійде для невеликих і середніх команд. Вартість підписки: 19 $ на місяць, є можливість спробувати сервіс безкоштовно.
Trello
Додаток призначений для планування завдань. Можна створювати будь-яку кількість проєктів з різним складом команди. До карток можна додавати різнокольорові мітки, долучати файли і залишати коментарі.
Безкоштовно доступний майже повний функціонал Kanban. На платному тарифі відсутнє обмеження за обсягом вкладень, можна додавати власні стікери та фони. Але варто зазначити, що у додатку немає функцій WIP limits і Swimlanes.
Інструмент простий у використанні, підійде для командного та індивідуального використання. Підійде всім, кого цікавлять базові функції Kanban.
Дві версії використання: Business Class (9,99$ в місяць) та Enterprise за 17,5$.
Що таке цифрова трансформація, і навіщо вона потрібна компаніям
Hygger
У розпорядженні користувача виявляються to do листи з Kanban-дошками, функціями WIP limits і Timelines.
При реєстрації облікового запису можна під’єднати декілька користувачів і вказати кількість учасників проєкту. Тоді буде простіше розподілити людей по задачам, що зробить роботу більш ефективною. Інтерфейс програми схожий на Trello. Проте відсутня багатомовна підтримка.
В безкоштовній версії програми передбачено необмежене число користувачів, проєктів і дощок, а також сховище на 100 MB. У Standard (7$ в місяць) – безлімітне сховище. В Enterprise (14$ на місяць) – можливість створювати кілька проєктів на одній дошці, Google Apps SSO, виклики API, преміальна служба підтримки.
Jira
Це сервіс для планування проєктів. Усередині кожного проєкту розміщені три дошки: to do, in progress, done, призначені для розставлення завдань. Списки справ можна доповнювати фото-, аудіо- та відеоматеріалами. Проте одну задачу може виконувати тільки один виконавець, сервіс не підійде для нетехнічних компаній.
Підійде для Agile-розробників, особливо для IT-компаній з великим штатом співробітників.
В безкоштовній версії користувач може зберігати 2 GB файлів. У версії Standard (7$ в місяць) – 250 GB. А в Premium (14$ в місяць) сховище необмежено.