Життя, Кар'єра, Новини, Поради

Розумний тайм-менеджмент: як планувати час, щоб не шкодити роботі

18 Серпня, 2021

Тайм-менеджмент – не панацея. Він допомагає спланувати рутинні завдання, але не підходить для творчих занять. Крім цього, суворий розклад може спровокувати викривлене сприйняття часу, тривожність і роздратування. Розповідаємо, які чинники варто врахувати при плануванні.

Пол Шарф любить скрупульозно відстежувати час і планувати справи. Він працював віддалено задовго до того, як вираз «робота з дому» увійшов в побут. Останні 7 років Шарф відстежує свій робочий час.

«Спочатку це було просто для того, щоб подивитися, скільки годин я працюю, але потім я почав оцінювати, як розподіляю час між різними завданнями, хобі та захопленнями. Для мене це стало способом уникнути багатозадачності та бути чеснішим з самим собою»- розповідає Шарф.

Згодом завдяки своєму інтересу Шарф зайняв посаду керівника відділу розробки в компанії, яка створює ПО для відстеження часу. Він регулярно переглядає свої докладні журнали обліку робочого часу, щоб оптимізувати роботу.

«Я завжди планую, хоча б на день вперед, аж до перерв, щоденних півгодинних прогулянок, часу прийому їжі – навіть те, що я буду їсти, – каже він. Шарф вважає, що така скрупульозна організація допомагає не втомлюватися від прийняття рішень. – Я не хочу сидіти в обідній час і міркувати, що я хочу – сендвіч або салат?».

Але навіть він розуміє, що у контролю часу можуть бути різні завдання: підвищення продуктивності, відстеження як самоціль або оцінка, наскільки добре було прожито життя. «Коли я проводжу час з сім’єю або займаюся дозвіллям, я не ставлю за мету продуктивність. Насправді я дуже ціную час, вільний від розкладів», – визнає він.

Так де межа? Для багатьох тайм-менеджмент дуже важливий. Розподіл часу допомагає оптимізувати роботу і досягти максимальної продуктивності.

Проте, експерти припускають, що деякі заняття, наприклад творча робота або дозвілля, погано піддаються плануванню. Насправді, дослідження показують, що це впливає не тільки на ефективність, але і знижує задоволення від них. Також надлишковий тайм-менеджмент може позначатися і на емоційному стані, особливо якщо щось піде не за планом.

Щоб нівелювати цей ефект, використовують альтернативні стратегії управління часом: вони допоможуть дотримуватися розкладу і не відчувати себе скутим календарем.

Європейське суспільство одержимо оптимізацією часу приблизно з 1700-х рр. Бред Еон, доцент Школи наук управління в Університеті Квебека в Монреалі, пояснює: щоб дозволити собі екзотичні товари, імпортовані в Західну Європу, люди намагалися працювати більше й ефективніше. На його думку, тайм-менеджмент як концепція став популярним, коли час почали прирівнювати до грошей.

«Якщо призначати ціну за свою роботу, наприклад $200 за годину, час стає товаром, і з нього хочеться витягти максимум», – говорить Бред Еон.

Коли організація часу стала особистою відповідальністю, у нас з’явилося більше інструментів. «Чим вище стандарти продуктивності, тим вищі показники стають нормою». Зараз багато хто намагається перетворити тайм-менеджмент в точну науку і заповнити весь робочий день блоками завдань. Однак не всі види діяльності – будь то професійні або особисті – добре піддаються плануванню.

Розумний тайм-менеджмент: як планувати час, щоб не шкодити роботі - porady, news, career, zhyttya

Тайм-менеджмент – не панацея

Планування може навіть зашкодити деяким видам інтелектуальної діяльності. Десятиліття досліджень показали: щільний графік може викликати відчуття нестачі часу. Ймовірно, це підвищить ефективність, але не обов’язково вплине на продуктивність.

«Можливо, суворий розклад допоможе досягти більш-менш прийнятних результатів за короткий час, але якщо ви хочете створити шедевр, це не спрацює», – каже Еон.

Таснім Алі, 20-річна другокурсниця Університету Хабіба в Карачі, Пакистан, вважає, що їй важко точно розпланувати, коли вона буде готувати есе з аналізом улюбленої поезії. «Мої ідеї не записуються на прийом, перш ніж прийти до мене», – говорить вона. Викладачі рекомендують писати потроху протягом декількох тижнів або навіть місяців, але вона каже, що якщо відчує натхнення, то може написати і 3 тисячі слів за один вечір.

Розповсюджена порада – внести в календар години для дозвілля. Проте, Селін Малкок, ад’юнкт-професор маркетингу в Бізнес-коледжі Фішера при Університеті штату Огайо, продемонструвала: якщо планувати розваги, то ми можемо отримувати від них менше задоволення.

В одному зі своїх рандомізованих експериментальних досліджень Малкок відкрила кав’ярню в кампусі та запропонувала студентам ваучери на безкоштовне печиво.

  • Половина з них могла забрати печиво в будь-який час з 18:00 до 20:00. Решту попросили записати час, коли саме вони приїдуть, щоб в кав’ярні підготувалися.
  • У групи, яка заздалегідь визначала час, була більш висока ймовірність приїхати. Зате студентам, які були вільніші, печиво сподобалося на 18% більше, ніж першій групі.

Це відбувається тому, що занадто жорстке регулювання життя позбавляє її спонтанності та задоволення.

«Планування дозвілля (в порівнянні з експромтом) змушує сприймати його швидше як роботу і знижує його корисність як в плані передчуття, так і в плані задоволення», – йдеться в дослідженні.

Емоційні наслідки планування

Надмірний контроль впливає не тільки на наше ставлення до часу, але і на емоції.

Збій в розкладі може мати негативні наслідки, викликаючи занепокоєння і роздратування. У той же час дослідження показують, що якщо ми вважаємо відхилення гідним витраченого часу, то ставимося до нього позитивніше.

Алі не вірить, що варто строго планувати час для письмових робіт. «Якщо я встановлюю обмеження по часу, мені потрібно виключити всі змінні людського життя. Що, якщо зайде моя мама? Я не можу писати есе, коли вона в кімнаті … Якщо я дам собі тільки три години, я витрачу більше [часу] на панічну атаку».

Дослідження також показують: через занадто строге планування ми можемо відчувати, що у нас менше часу, ніж насправді. «Коли ми створюємо кордони навколо планів, нераспланований час стає менш значущим», – каже Малкок. Справа в тому, пояснює вона, що наше сприйняття нелінійне, і відчуття часу може спотворюватися.

Наприклад, зустріч призначена на 16:00. Люди схильні вважати, що часу до заходу не вистачить на щось серйозне, і заповнюють його чимось менш значущим, наприклад розбором електронної пошти.

У більш широкому сенсі жорсткий графік має і соціальне значення. Експеримент з соціальної психології «Добрий самаритянин», який проводився в 1970-х рр., показав: коли ми відчуваємо брак часу, то менше дбаємо про інших.

Інші дослідження показують, що навіть нагадування про швидкий темп життя, наприклад фотографії фаст-фуду, можуть перешкодити нам насолоджуватися приємними подіями. Люди з погодинною оплатою витрачають менше часу на волонтерство, зазначає Еон, тому що цінність їх часу настільки точно визначена, що вони не хочуть віддавати його безкоштовно.

Розумний тайм-менеджмент: як планувати час, щоб не шкодити роботі - porady, news, career, zhyttya

Новий підхід до тайм-менеджменту

Звичайно, існують різні способи пом’якшити ці недоліки. Вони дозволяють переосмислити тайм-менеджмент як концепцію і повернути собі владу над розкладом.

Малкок рекомендує поставити в графік робочі завдання одне за одним і залишати великі нерасплановані періоди для хобі, дозвілля або робочих проєктів, які потребують глибокої концентрації. І якщо між ними залишиться час, вона радить не знецінювати його. Наприклад, якщо залишилася всього година, нагадайте собі: «За 55 хвилин можна подивитися дві передачі. Це дуже багато часу».

Еон також радить відмовитися від строгого тайм-менеджменту: «Замість того, щоб мати жорсткий розклад із зазначенням часу початку та закінчення, краще вирішити, чим хочете займатися, не складаючи точного графіка (наприклад, сходити в музей вранці та на пляж днем)».

Дослідження Малкок також показало, що, коли люди планують без строгих рамок – малюючи лінії за межами календарної сітки, додаючи знаки питання або блокуючи великі проміжки часу, розклад сприймається так само, як і спонтанні справи. Тим не менш, це не підходить для цифрового світу.

Зрозуміло, ми не можемо повністю відмовитися від розкладу. Деякі експерти радять відстежувати час заради досягнення цілей. Наприклад, Лаура Вандеркам, письменник і оратор, пропонує скласти список зі 100 речей, про які ми мріємо. Таким чином, ми починаємо контролювати час осмислено: не для того, щоб зібрати дані або виставити рахунок, а щоб витратити його на по-справжньому важливі речі.

Еон пропонує використовувати різні підходи для різних типів особистості. Залежно від хронотипів, природних ритмів і особливостей характеру календар може стати ідеальним інструментом. На його думку, щоб створити розклад, який буде враховувати цінності людини, потрібні проби і помилки, а також самопізнання. «У кінцевому рахунку, організація нашого часу, безумовно, може зробити наше життя кращим. Але це залежить від того, для чого ми виділяємо час», – робить висновок Еон.

Розумний тайм-менеджмент: як планувати час, щоб не шкодити роботі - porady, news, career, zhyttya

Під час свого останньої відпустки в Ірландії Шарфу вдалося знайти щасливу середину між хаосом і порядком завдяки продуманій організації часу і нестрогому розкладу. «Єдине, що у нас було заплановано, – це переліт туди, переліт назад і машина, яку ми орендували … Нас ніхто не чекав, не було готелю, в якому можна було б зупинитися … Це була, ймовірно, краща відпустка в моєму житті », – сказав Шарф.

Йому так сподобалося це місце, що він вирішив не їхати. Зараз Шарф живе в Ірландії зі своєю дружиною і дворічною донькою, із задоволенням відстежуючи і плануючи свій робочий день так само ретельно, як він підтримує вільний сімейний час і дозвілля.

Мабуть, варто спробувати зробити так само. Якщо, звичайно, дозволить розклад.

Підпишіться на e-mail розсилку Українського Спектру

«Український Спектр» в Telegram – коротко про головне один раз на день
Підписатись на канал

Ми у соціальних мережах:

Ми у соцмережах:

Слідкуйте за UAspectr у Facebook або ж читайте усе найцікавіше у нашому каналі в Telegram
Menu