Методологія Kanban: дошки, принципи та сервіси, які вам допоможуть

Kanban – метод управління проєктами, який допомагає візуалізувати потік інтелектуальної роботи та скорочувати число незавершених завдань. Розповідаємо, як налаштувати комунікацію і збільшити продуктивність роботи команди по kanban-методу, що таке kanban-дошки та який сервіс обрати. 

Фундаментальні цінності kanban-методу – це прозорість, баланс, співпраця, клієнтоорієнтованість, потік, лідерство, розуміння, згода та повага.

Візуалізація за допомогою kanban-дошки

Kanban-дошка – це інструмент для спільної роботи над проєктами, коли на одній дошці фіксуються всі завдання проєкту та відповідальні за їх реалізацію. Kanban-дошки використовуються в розробці, маркетингу, будівництві, логістиці – в будь-яких рішеннях, де присутній постійний потік завдань.

Дошка – це інструмент, який робить процес розробки прозорим, оскільки всі учасники процесу будуть бачити завдання та статус їх виконання.

Для цього потрібно формувати в команді культуру користування kanban. Ставити завдання, відзначати відповідальних і дедлайни, продовження термінів здачі – все це відзначати тільки на дошці.

Переваги канбан-дошки

1. Командність

Дошка візуалізує задачі та залученість кожного члена команди. Розробнику добре видно, чим зайняті дизайнери, а тестувальнику зрозуміло, коли чекати на нову фічу для перевірки. Так само і члени вашої команди зможуть розуміти, що відбувається в усьому проєкті.

2. Пріоритети та контроль ситуації

Задачі у стовпцях розставлені за пріоритетністю, отже, ані менеджер, ані розробник не заплутаються. Крім того, менеджмент бачить, коли у когось проблеми та гальмується робота, якщо стікери не переміщуються дошкою. У такому випадку можна переставити задачу на іншого спеціаліста або розібратися, у чому причина і на якому етапі необхідно посилитися.

3. Чіткий фокус на задачах

Багатозадачність — це добре (хоча не факт), але канбан передбачає обмеження кількості завдань, які можна виконувати одночасно.

Це означає, що один член команди може одночасно працювати не більше ніж над 2-4 задачами. Завдяки цьому він краще фокусується і може докласти максимум зусиль для виконання завдання.

4. Керування навантаженням

Менеджер може швидко оцінити навантаження кожного спеціаліста, визначити, коли хто завершить свої завдання і кому дати новий таск. Зручно працювати за канбаном і з віддаленими працівниками й фрілансерами — дошка швидко покаже, чим вони зайняті  і наскільки позитивна динаміка їхньої роботи.

5. Мотивація і ретроспектива

У канбані вітаються щоденні стендапи та щотижневі ретроспективи. При цьому вони займають менше часу, ніж при роботі у Scrum, оскільки все вже візуалізовано на дошці. Увагу команди на ретроспективі зосереджено на тому, щоб з’ясувати, що заважає конкретній задачі перейти у наступний стовпчик і як оптимізувати процес.

6. Радість від переміщення задач

Тільки-но ви завершили таск, як підходите до дошки, відриваєте наліпку і приліплюєте його у наступну колонку, таким чином відправляючи на наступний етап. Такий ритуал приносить позитивні емоції та відчуття завершеності.

Оптимізація за допомогою обмеження обсягу завдань work-in-progress (WIP Limited)

Це одна з найважливіших практик kanban-методу. Над кожним стовпцем вказується ліміт – максимальне число завдань в цій колонці. Ліміт беклогу вираховують виходячи з середніх показників.

Якщо в колонці беклогу скупчилася велика кількість завдань, стовпець «В процесі» забитий, а колонка «Виконано» найчастіше пустує, то в наявності перевантаженість команди. Краще обмежити кількість поставлених завдань.

Аналіз ситуації на проєкті за допомогою петель зворотного зв’язку

У kanban-методі є поняття «петлі зворотного зв’язку» – регулярні зустрічі. Регулярність нагадує своєрідний ритм, в якому йде робота.

У kanban багато типів зустрічей. Найпопулярнішою є  дуже коротка щоденна standup-зустріч. Під час цієї зустрічі потрібно розповісти, дивлячись на дошку, що може перешкодити завданням з правого стовпчика перейти в лівий (реально або гіпотетично).

Шість основних практик методу Kanban

1.Візуалізуйте потік роботи

Зафіксуйте завдання, статус по ним і відповідальних співробітників на реальній або віртуальній дошці.

2.Обмежте задачі в процесі виконання

Обговоріть з командою, яку кількість робіт по кожному статусу оптимально вести одночасно, а також розставте пріоритети. Над кожним стовпцем дошки вкажіть ліміт.

3.Керуйте потоком завдань

Своєчасно міняйте статуси завдань та відстежуйте рух. За допомогою цього ви зможете оцінити позитивні та негативні ефекти змін у системі.

4.Обговоріть правила роботи

Співробітники повинні чітко розуміти, як функціонує система, як структурувати інформацію в ній.

5.Аналізуйте діяльність

Не забувайте влаштовувати зустрічі  з командою і обговорювати нюанси роботи.

6.Розвивайтесь експериментально

Розвиток kanban-команди – це пошук ідеалу.  Поступово впроваджуйте зміни, відстежуйте результат, отримуйте зворотний зв’язок, переходьте до наступного експерименту.

Які сервіси підходять для планування і візуалізації завдань і чим вони відрізняються

Favro

Дозволяє  розбивати великі завдання на кілька маленьких і контролювати їх виконання. Списки можна доповнювати необхідними файлами. Але при великому потоці завдань стає важко контролювати дошки, деякі можливості сервісу недоступні.

Підійде для невеликих і середніх команд. Включає три версії програми: Lite (10,2$ в місяць), Standard (13,6$ в місяць) і Enterprise (25,5$ в місяць).

Asana

За допомогою цієї платформи дуже зручно розставляти пріоритети. Колонок може бути багато, а сам додаток ясно показує дедлайн і ступінь виконання завдання.

Сервіс підходить для індивідуального використання або роботи в невеликих командах.

Безкоштовна версія сервісу включає необмежене число дощок і проєктів, безлімітного сховища; над одним проєктом може працювати команда з 15 осіб. Premium версія коштує 10,99$ в місяць. Вона дає доступ до розширеного пошуку і звітності, налаштованих полів.

Blossom

Зручний інструмент для управління проєктів. Стадії виконання простежуються в списках. Але є одна особливість: додавати нові списки можна тільки після виконання старих. Неможливе індивідуальне використання.

Підійде для невеликих і середніх команд. Вартість підписки: 19 $ на місяць, є можливість спробувати сервіс безкоштовно.

Trello

Додаток призначений для планування завдань. Можна створювати будь-яку кількість проєктів з різним складом команди. До карток можна додавати різнокольорові мітки, долучати файли і залишати коментарі.

Безкоштовно доступний майже повний функціонал Kanban. На платному тарифі відсутнє обмеження за обсягом вкладень, можна додавати власні стікери та фони. Але варто зазначити, що у додатку немає функцій WIP limits і Swimlanes.

Інструмент простий у використанні, підійде для командного та індивідуального використання. Підійде всім, кого цікавлять базові функції Kanban.

Дві версії використання: Business Class (9,99$ в місяць) та Enterprise за 17,5$.

Hygger

У розпорядженні користувача виявляються to do листи з Kanban-дошками, функціями WIP limits і Timelines.

При реєстрації облікового запису можна під’єднати декілька користувачів і вказати кількість учасників проєкту. Тоді буде простіше розподілити людей по задачам, що зробить роботу більш ефективною. Інтерфейс програми схожий на Trello. Проте відсутня багатомовна підтримка.

В безкоштовній версії програми передбачено необмежене число користувачів, проєктів і дощок, а також сховище на 100 MB. У Standard (7$ в місяць) – безлімітне сховище. В Enterprise (14$ на місяць) – можливість створювати кілька проєктів на одній дошці, Google Apps SSO, виклики API, преміальна служба підтримки.

Jira

Це сервіс для планування проєктів. Усередині кожного проєкту розміщені три дошки: to do, in progress, done, призначені для розставлення завдань. Списки справ можна доповнювати фото-, аудіо- та відеоматеріалами. Проте одну задачу може виконувати тільки один виконавець, сервіс не підійде для нетехнічних компаній.

Підійде для Agile-розробників, особливо для IT-компаній з великим штатом співробітників.

В безкоштовній версії користувач може зберігати 2 GB файлів. У версії Standard (7$ в місяць) – 250 GB. А в Premium (14$ в місяць) сховище необмежено.

Також читають:

Освітня програма «Мрій та Досягай» повертається: відкрито набір заявок для жінок

WhiteBIT святкує шість років на крипторинку: досягнення та плани на майбутнє

Ajax Systems представила DoorBell, IndoorCam та нову продуктову сегментацію на Special Event: Multiverse

Як TON змінив роль криптоігор

Інтерв’ю з Валерією Турчанович: Як органічний маркетинг допомагає розвивати бізнеси в електронній комерції